使用QMS進行質量體系文件系統(tǒng)專業(yè)管理

建立一個有效的質量管理體系（QMS）需要在基礎工作上投入時間。一個堅實的QMS基礎能夠確保每個功能和流程的實施都易于理解、協(xié)同工作，并能夠自動更新。為了實現這一點，企業(yè)必須建立適當的文件。

在文件編制方面，首要步驟是只編制真正必要的文件（精益文件），這樣可以防止質量管理體系文件變得過于龐大和復雜。這些文件應該涵蓋所有重要的方面，包括員工需求、法律義務，以及衡量和記錄質量所依據的專業(yè)標準，同時對流程進行改進。

01文件的價值

創(chuàng)建質量管理體系文件雖然看似工作量大，但它對于合規(guī)性和業(yè)務的順利運行至關重要。這些文件不必是厚厚的紙質文件——實際上，我們建議不要如此。數字化文件不僅對環(huán)境有益，還能讓需要的人更容易獲取重要文件。

質量管理體系文件之所以有價值，原因多樣，且涉及多個行業(yè)。滿足ISO 9001要求的文件對各個行業(yè)都有利：

? 建筑

? 工程

? 技術

? 醫(yī)療保健

? 服務業(yè)

? 制造業(yè)

02遵循ISO 9001標準的質量管理

系統(tǒng)文件意味著可以輕松查看和理解業(yè)務的所有活動部分。這可以讓不同部門了解其他部門的工作方式，從而更深入地了解業(yè)務流程。這對于改進整個業(yè)務質量管理至關重要，因為質量管理對于向客戶提供最佳產品至關重要。

同時，各組織必須考慮到創(chuàng)建紙質文件所面臨的許多挑戰(zhàn)，包括：

? 需要持續(xù)印刷更新

? 手動更改所有副本的頁面

? 跟蹤員工遵守情況的方法不可靠

? 無法更新或添加功能

? 缺乏共享信息和數據的全企業(yè)門戶網站

? 紙張消耗量過大

? 沒有人工智能支持或流程自動化

? 沒有自動質量控制預警系統(tǒng)無論企業(yè)規(guī)模大小，質量管理體系數字化轉型都是毋庸置疑的。數字化文件不僅能讓整個公司的變更管理變得更容易，還能讓您更深入地了解員工的參與情況，并能擴展其他功能。

03質量管理體系文件所需的信息

質量管理體系文件的目的是讓全公司深入了解企業(yè)的質量狀況。要創(chuàng)建這些文件，您需要收集以下信息：

? 流程和工作流程說明：在此過程中，您將把每個流程分解為子流程。這有助于培訓、跨部門協(xié)作和合規(guī)性。深入了解這些流程還能發(fā)現需要改進的地方，幫助企業(yè)提高效率。

? 有關培訓的信息：為了保證質量，員工必須接受有關各種流程的培訓。培訓還包括了有關機器和工作流程的培訓，這也有助于提高安全方面的管理。?法規(guī)監(jiān)管：如果企業(yè)必須遵守法規(guī)監(jiān)管標準，就必須將其納入質量管理體系文件。這有助于合規(guī)，并確保所有員工都知道他們需要做什么。

? 質量監(jiān)控：在您的文件中，還需要用于跟蹤質量、效率和績效的指標。這些指標可確保每個人都朝著同一個目標努力。

04 ISO 9001 認證質量管理體系所需的必備文件

符合ISO 9001標準意味著您的質量管理體系文件必須包括以下內容：

? 質量方針

? 質量手冊

? 程序

? 工作說明

? 質量計劃

? 記錄

不同企業(yè)的質量表現方式可能是不同的。但文件是ISO 9001認證的一個重要方面，只是您的文件是針對您的組織和工作方式的。這一要求意味著您需要記錄企業(yè)內部使用的流程和程序。詳細說明每項工作（或應如何工作）有助于最大限度地提高質量。

僅有文件是不夠的。整個公司也需要遵守這些文件。這種合規(guī)性意味著您的質量管理體系文件應該對企業(yè)的成功有意義，其中的所有內容都應該有明確的目的。

05從哪里開始

首先要考慮幫助實施質量管理體系所需的文件。同樣值得注意的是，您需要這些文件的電子版還是紙質文件。您的企業(yè)及其程序越復雜，就需要越多的文件來涵蓋其錯綜復雜的內容。從工作流程文件開始，繪制流程圖以及流程之間的交互。這會能幫助你確定哪些流程需要文件。此外，還需要查看ISO 9001的要求，了解哪些是文件的基礎要求，哪些文件可能需要更多的梳理工作。在一開始規(guī)劃好文件需求，有助于節(jié)省日后的時間和精力。

06以這種方式編制文件的好處

對文件需求進行規(guī)劃可使您的質量管理系統(tǒng)在未來更加強大。有相關文件支持的精心設計的系統(tǒng)可確保達到質量標準，最大限度地減少錯誤，降低成本，并提供更全面的業(yè)務可視性。質量管理系統(tǒng)看似復雜，但是，有了正確的文件支持，員工就能獲得與其職責相關的最相關和最新的文件。

07?？怂箍禂底只|量平臺如何提供幫助

海克斯康數字化質量平臺具有內置的文件控制功能，使每個相關人員都能更輕松地工作。員工不僅可以訪問有助于其工作的文件，而且該系統(tǒng)還能無需更新和管理紙質文件。將所有文件數字化可確保關鍵文件保持最新，從長遠來看，這既節(jié)省了時間，又節(jié)省了金錢。所有文件都必須清晰易讀、可檢索并定期審查。如果使用紙質文件，這個過程會很復雜，但DQ的文件控制軟件可以作為單一的信息源，使每個人都能根據相同的信息開展工作。除此之外，它還能讓您監(jiān)控工作流程以加強協(xié)作，并監(jiān)控員工的培訓需求。

由于質量在很大程度上依賴于程序，因此質量管理體系只有在文件記錄的基礎上才能發(fā)揮最大的作用。在創(chuàng)建概述質量方針、工作流程、過程等的文件時，您正在構建為數字工具的運行奠定堅實的基礎。這將帶來更多的報告機會，找到需要改進的地方，等等。

08常見問題

1、如何構建質量管理體系文件？質量文件的目的是為公司運營提供一個清晰的框架。這意味著您需要將所有相關信息整合起來，以促進一致性。質量管理體系文件通常包括：

? 質量方針

? 質量手冊

? 程序

? 工作說明

? 質量計劃

? 記錄

2、什么是質量管理體系文件？質量管理體系文件通常是涵蓋組織結構、流程、工作流程和質量控制程序的更廣泛文件的一部分。按照這一要求，應能為客戶提供始終如一的高質量產品。

3、什么是質量管理體系流程？這些是貴組織為監(jiān)控和提高業(yè)務質量而采取的步驟。在這些流程中，定義了有助于跟蹤業(yè)務績效和到達客戶手中的所有產品的質量的措施。